KI-Assistent für die Arztpraxis: was sich wirklich lohnt
Das Telefon klingelt zum vierten Mal, während drei Patienten am Tresen warten. Die Anrufe, die dabei liegenbleiben, sind selten dramatisch — es sind Folgerezepte, Terminverschiebungen, die Frage nach den Öffnungszeiten über die Feiertage.
Genau dort setzt ein KI-Assistent an. Nicht in der Medizin, sondern davor: bei dem, was die Anmeldung den ganzen Tag beschäftigt. Wir sind KI·Cortex aus Trippstadt bei Kaiserslautern und schauen uns mit Praxen an, welcher Teil davon sich sinnvoll abnehmen lässt — und welcher nicht.
Wo in der Praxis die Zeit verlorengeht
Der größte Teil des Anrufaufkommens einer Praxis ist Wiederholung. Dieselben fünf, sechs Anliegen, jeden Tag, in den ersten beiden Stunden geballt: ein Folgerezept, eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verlängern, ein Termin verschieben, die Frage, ob ein Befund schon da ist, die Sprechzeiten am Brückentag.
Jedes einzelne dieser Anliegen ist schnell erledigt. Zusammen binden sie eine Kraft, die eigentlich am Tresen gebraucht wird — und erzeugen die Warteschleife, über die sich Patienten beschweren, obwohl niemand untätig ist.
Dass hier eine Lücke klafft, lässt sich beziffern: Laut dem PraxisBarometer Digitalisierung 2025 der Kassenärztlichen Bundesvereinigung bieten 31 Prozent der Praxen eine Online-Terminbuchung an. In gut zwei Dritteln aller Praxen läuft also weiterhin jeder einzelne Termin über Telefon oder Tresen. Die Verwaltungslast ist ohnehin hoch — der KBV-Bürokratieindex rechnet allein für gesetzliche Informationspflichten mit rund 61 Arbeitstagen pro Praxis und Jahr.
Anders gesagt: Bevor über Künstliche Intelligenz überhaupt gesprochen wird, liegt in vielen Praxen noch ganz gewöhnliche Organisationsarbeit brach.
Was ein Assistent übernimmt — und was ausdrücklich nicht
Diese Trennung ist der wichtigste Teil des Ganzen. Ein Assistent in der Arztpraxis ist ein Organisationswerkzeug, kein medizinisches. Alles, was Richtung Einschätzung, Beurteilung oder Beratung geht, gehört nicht hinein — nicht aus Vorsicht, sondern weil es dort schlicht nichts zu suchen hat.
Das nimmt er ab
- Folgerezepte strukturiert aufnehmen. Präparat, Dosierung, Versichertendaten — was Patientinnen und Patienten ihm selbst nennen, erfasst er vollständig und legt es der Praxis zur Freigabe vor.
- Termine vergeben und verschieben. Rund um die Uhr, nach den Regeln, die ihr vorgebt: welche Terminart wie lang dauert, was nur telefonisch geht, was gar nicht online buchbar ist.
- Auskünfte, die sich nie ändern. Sprechzeiten, Urlaub, Vertretung, Anfahrt, Parkplätze, welche Unterlagen zum ersten Termin mitzubringen sind.
- AU-Verlängerungen vorbereiten. Anliegen aufnehmen und weiterreichen — die Entscheidung trifft weiterhin die Ärztin.
- Neupatienten vorbereiten. Welche Unterlagen fehlen noch, was ist vor dem Termin auszufüllen.
- Termine nachhalten. Erinnerung an den vereinbarten Termin, auf Wunsch auch an fällige Vorsorge oder Impfung — nach den Intervallen, die ihr vorgebt. Umbuchen können Patienten dann selbst, ohne Anruf.
Das tut er nicht
- Keine Symptomeinschätzung, keine Triage. Der Assistent entscheidet nicht, wie dringend ein Anliegen ist.
- Keine Diagnosen, keine Befundauskunft. Befunde bespricht die Praxis, nicht ein Chatfenster.
- Keine Beratung zu Medikamenten, Dosierungen oder Wechselwirkungen.
- Keine Notfälle. Schildert jemand etwas Akutes, bricht der Assistent ab und verweist unmissverständlich auf den Notruf 112 beziehungsweise den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116117.
- Kein Rezept ohne Arzt. Ausgestellt wird nach wie vor in der Praxis.
- Kein Blick in Rezept- und Befundpost. Was im Praxispostfach liegt — Laborbefunde, Rezeptanfragen Dritter —, bleibt beim Team.
Wer diese zweite Spalte für Zurückhaltung hält, versteht das Werkzeug falsch. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass die erste Spalte überhaupt verantwortbar ist.
Terminvergabe: der größte Einzelposten
Wenn nur rund ein Drittel der Praxen online Termine vergibt, ist das der Punkt mit dem größten Hebel — und zugleich der, vor dem viele zurückschrecken. Meist nicht aus technischen Gründen, sondern weil ein offener Online-Kalender nach Kontrollverlust klingt: Wer bucht mir da eine halbe Stunde für eine Blutabnahme?
Deshalb bekommt der Assistent den Kalender nicht einfach übergeben, sondern Regeln. Welche Terminarten sind überhaupt online buchbar und welche bleiben dem Telefon vorbehalten. Wie lang ist ein Slot je Anlass. Wie viele Akuttermine bleiben pro Tag frei. Welche Anliegen brauchen zwingend Rücksprache. Der Assistent arbeitet innerhalb dieses Rahmens — und legt alles andere der Anmeldung vor.
Das Ergebnis ist keine offene Kalendertür, sondern eine Vorsortierung: Was eindeutig ist, ist morgens früh schon erledigt. Was Klärung braucht, landet gebündelt beim Team statt verteilt über den Tag im Telefonhörer.
Im Postfach: was mit E-Mails passiert
Ein Teil der Anliegen kommt weder über das Telefon noch über den Chat, sondern schriftlich. Im Praxispostfach liegen Terminanfragen und Rückrufbitten zwischen Laborbefunden, Rezeptpost und allem anderen, was der Tag so bringt — und anders als ein Anruf verschwindet eine E-Mail nicht, sie wartet nur.
So ist der Ablauf angelegt: Der Assistent sieht zuerst ausschließlich Absender und Betreff und entscheidet daran, ob es sich überhaupt um eine Terminanfrage handelt. Nur dann liest er weiter und bereitet eine Antwort vor. Ordner mit Rezept- und Befundpost bleiben gesperrt, Anhänge öffnet er nicht — was er für die Sortierung nicht braucht, bekommt er auch nicht zu sehen.
Auch hier vergibt er keine Dringlichkeitsstufe: sortiert wird nach Anliegen, nicht nach Schwere. Und versendet wird nichts von selbst. Der Entwurf liegt der Praxis vor; erst deren Freigabe schickt die Antwort und trägt den Termin ein.
Was sich für Patienten ändert
Aus Patientensicht ist der Unterschied unspektakulär, aber spürbar: Das Rezept lässt sich abends um halb neun bestellen, statt am nächsten Morgen im Besetztzeichen zu landen. Der Termin wird verschoben, ohne dass jemand in der Mittagspause zurückrufen muss.
Für ältere Patientinnen und Patienten ändert sich nichts — das Telefon bleibt, und es wird sogar freier, weil die einfachen Anliegen woanders abfließen. Ein Assistent, der Menschen zwingt, digital zu werden, wäre in einer Hausarztpraxis genau der falsche Weg.
Schweigepflicht und Datenschutz: was gilt
In der Arztpraxis liegt die Hürde höher als in fast jeder anderen Branche, und das aus zwei voneinander unabhängigen Gründen.
Erstens die DSGVO. Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt und nur unter engen Voraussetzungen erlaubt. Das ist kein Formfehler-Thema, sondern der Kern der Planung.
Zweitens die ärztliche Schweigepflicht nach § 203 StGB, die unabhängig vom Datenschutzrecht gilt. Seit November 2017 regelt § 203 Abs. 3 StGB ausdrücklich, dass externe Dienstleister als „sonstige mitwirkende Personen" eingebunden werden dürfen, ohne dass die Praxis sich strafbar macht. Daran hängen allerdings Bedingungen: Der Dienstleister muss in die berufliche Tätigkeit einbezogen sein, er darf nur so viele Informationen erhalten, wie die Aufgabe erfordert, und die Praxis muss ihn sorgfältig auswählen und überwachen. Nach § 203 Abs. 4 StGB macht sich der Dienstleister bei unbefugter Offenbarung selbst strafbar — die Schweigepflicht wandert also mit.
Praktisch heißt das: ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, ergänzt um eine gesonderte Verpflichtung zur Geheimhaltung — und zwar entlang der ganzen Kette. Wer den Text einer Patientenmail an ein Sprachmodell weiterreicht, macht dessen Anbieter ebenfalls zur mitwirkenden Person; bleibt der unverpflichtet, greift § 203 Abs. 4 StGB gegen denjenigen, der die Verpflichtung unterlassen hat. Und es heißt vor allem Datensparsamkeit — der wirksamste Schutz ist, dass bestimmte Daten gar nicht erst fließen. Um einen Termin zu verschieben, braucht ein Assistent keine Diagnose. Um ein Folgerezept aufzunehmen, keine Krankengeschichte. Um eine Terminanfrage einzusortieren, keinen Laborbefund — deshalb bleiben diese Ordner im Postfach gesperrt. Was nicht erhoben wird, kann auch nicht abfließen.
Zur Datensparsamkeit gehört auch die Frage, in welcher Form die Daten überhaupt beim Modell ankommen. Name, Geburtsdatum und Versichertennummer spielen für die Entscheidung, ob eine Mail eine Terminanfrage ist, keine Rolle — sie lassen sich vor der Textanalyse ersetzen und erst im fertigen Entwurf wieder einsetzen. Die DSGVO nennt das Pseudonymisierung (Art. 4 Nr. 5) und führt sie in Art. 32 ausdrücklich als technische Maßnahme auf; Art. 25 verlangt, solche Vorkehrungen von vornherein einzuplanen statt sie nachzurüsten.
Nachvollziehbar bleiben muss außerdem, was verarbeitet wurde. Eine ausdrückliche Pflicht, jeden einzelnen Vorgang zu protokollieren, kennt die DSGVO für einen solchen Assistenten nicht, und die Protokollpflichten des AI Act treffen Hochrisiko-Systeme, zu denen ein Postfach-Assistent ohne Dringlichkeitsbewertung nicht zählt. Die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO greift trotzdem: Ohne Aufzeichnung lässt sich weder ein Auskunftsersuchen nach Art. 15 sauber beantworten noch nach einem Vorfall sagen, welche Daten betroffen waren.
Dazu kommt die Frage, wo die Verarbeitung stattfindet und was mit den Daten geschieht: Betrieb auf Servern in Deutschland, keine Weitergabe an Anbieter, die Eingaben zum Training ihrer Modelle verwenden. Wer diese Fragen nicht beantworten kann, sollte in einer Praxis nicht anfangen.
Zu klären ist außerdem, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO nötig wird. Über die „umfangreiche Verarbeitung“ nach Art. 35 Abs. 3 lit. b führt der Weg bei einer einzelnen Praxis eher nicht dorthin — Erwägungsgrund 91 nimmt die Verarbeitung durch einzelne Ärztinnen und Ärzte ausdrücklich aus. Die Muss-Liste der Datenschutzkonferenz führt allerdings den Einsatz von KI zur Steuerung der Interaktion mit Betroffenen auf. Ein Assistent, der Patienten antwortet, gehört damit auf den Prüfstand, unabhängig von der Größe der Praxis.
Dieser Abschnitt beschreibt die Rechtslage in allgemeiner Form und ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Was in eurer Praxis konkret gilt, prüft ihr am besten gemeinsam mit eurem Datenschutzbeauftragten.
Wie ein erster Schritt aussieht
Kein Systemwechsel, keine neue Praxissoftware, kein Projekt über sechs Monate. Wir fangen mit einem einzelnen Anliegen an — meist dem, das am häufigsten anruft.
Zuerst hören wir zu und schauen uns an, was in eurer Praxis tatsächlich den Tag bestimmt. Dann trennen wir, was sich lohnt, von dem, was nur nach Fortschritt aussieht. Anschließend wird der erste Baustein gebaut und läuft mit — klein genug, dass ihr nach wenigen Wochen beurteilen könnt, ob er trägt. Und danach bleiben wir dabei, bis es im Alltag wirklich funktioniert.
Wenn sich dabei herausstellt, dass sich der Aufwand für euch nicht rechnet, sagen wir das. Das ist kein Verkaufssatz, sondern der Grund, warum das erste Gespräch nichts kostet.
Lieber einmal ausprobieren?
Wir haben eine vollständige Beispiel-Website für eine Hausarztpraxis gebaut, mit Assistent, Terminkalender und den drei Abläufen von oben. Die Praxis darin ist frei erfunden — anklicken lässt sich trotzdem alles.
Häufige Fragen aus Praxen
„Darf eine KI in der Arztpraxis überhaupt mit Patientendaten arbeiten?"
Ja, unter Bedingungen. Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt, zusätzlich gilt die ärztliche Schweigepflicht nach § 203 StGB. Nötig sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag, eine gesonderte Verpflichtung zur Geheimhaltung und die sorgfältige Auswahl des Dienstleisters. Der wirksamste Schutz bleibt aber, möglichst wenige Daten überhaupt zu verarbeiten.
„Ersetzt der Assistent die Kolleginnen an der Anmeldung?"
Nein. Er nimmt die immergleichen Anfragen ab, damit für die Menschen am Tresen wieder Zeit bleibt. Alles, was Einschätzung oder ein persönliches Wort braucht, bleibt beim Team — und wird durch die Entlastung eher besser.
„Was passiert, wenn jemand im Chat einen Notfall schildert?"
Der Assistent versucht keine Einschätzung. Er bricht den Ablauf ab und verweist auf den Notruf 112 beziehungsweise den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116117. Diese Regel steht über allen anderen und wird vor dem Livegang ausdrücklich getestet.
„Müssen wir dafür unsere Praxissoftware wechseln?"
Nein. Wir setzen dort an, wo Patienten die Praxis erreichen — auf der Website. Das lässt sich unabhängig vom Praxisverwaltungssystem aufbauen. Ob und wie später eine Anbindung sinnvoll ist, entscheidet sich, wenn der erste Schritt läuft.
„Wie ist das mit der Schweigepflicht, wenn ein Dienstleister beteiligt ist?"
Seit 2017 erlaubt § 203 Abs. 3 StGB die Einbindung „sonstiger mitwirkender Personen". Der Dienstleister wird dadurch selbst zum Schweigepflichtigen und macht sich nach § 203 Abs. 4 StGB strafbar, wenn er etwas offenbart. Die Praxis muss ihn im Gegenzug sorgfältig auswählen und überwachen.
„Was kostet das und wie lange dauert es?"
Das hängt davon ab, wie groß der erste Schritt ausfällt. Den Rahmen nennen wir im Erstgespräch — bevor Aufwand entsteht und ohne dass ihr euch festlegt. Wir fangen bewusst klein an, damit ihr früh seht, ob es trägt.
